會議是現(xiàn)代企業(yè)管理的一種重要手段，很多企業(yè)在實際工作中，或多或少都要召開會議。但是，有些企業(yè)熱衷于天天開會，有事沒事就開個會，甚至占用員工休息時間開會，長此以往，員工身心疲備，管理層怨聲載道，工作熱情降低。說到底，每天高頻律的無效會議會令人感到苦不堪言，久而久之只會降低員工士氣。
那么HR應(yīng)如做好會議管理工作？
一、首先了解熟悉議題/議程、下發(fā)會議通知、擬定主持稿
1.會議前工作準(zhǔn)備。會議場地、卡座、會議設(shè)備（投影儀、筆記本電腦、麥克風(fēng)、錄音筆、電源檢查、攝相機、視頻會議還要檢查下視頻的連接系統(tǒng)）、飲用水（瓶裝、杯裝）、會議簽到表、紙筆等；
2.提前獲悉內(nèi)容大致內(nèi)容。提前了解會議主題、議程及大致內(nèi)容。明確會議主題內(nèi)容，搜集相關(guān)資料數(shù)據(jù)整理成會議主持稿（導(dǎo)語、過渡語、結(jié)束語3部分組成），在每個時間節(jié)點上做相應(yīng)的過度補充，避免導(dǎo)入下一個議題進過于生硬。
3.會議通知、議題/議程、相關(guān)資料等提前發(fā)放給所有參會人，每個人必須閱讀完會議資料，明白開會主題，防止會議跑偏，以及會議要處理的事情，開會處理的問題必須每一位參會人明確。
4.開場白。無論會議的大小，開場白必不可少。開場白一般要求簡潔、精練，與會議主題相關(guān)。接下來引入導(dǎo)語部分，簡潔扼要介紹會議議程、與會要求。
5.歸納要點，重復(fù)要點。會議主持，除了起到穿針引線、承上啟下的作用外，還要重復(fù)會議之精華，強調(diào)會議重點。
二、學(xué)會控制會議現(xiàn)場各種局面
1.控制好會議時間。會議的總時間是有限的。一場討論會議時長一般為2小時內(nèi)，有些部門因為工作上某個問題進行激烈爭論，無休無止，主持人不能聽之任之，如果問題不能通過會議得出結(jié)論的，應(yīng)記錄下來，會后另行組織有關(guān)小組專項研究討論。
2.避免出現(xiàn)“拖會”。會議結(jié)束時間未到，會議內(nèi)容基本談完。這時會議主持人可隨機應(yīng)變，可讓現(xiàn)場與會者相互交流，討論未解問題。會議臨近結(jié)束，會議議題未完，這個會議主持人可提醒發(fā)言人盡量精簡、縮短會議內(nèi)容，避免“拖會“。
3.控制會議紀(jì)律，維持會場秩序。開會前提醒參會人員手機調(diào)至震動或靜音模式；開會時總有人進進出出會場，或接電話，或交頭接耳，影響會議正常進行，主持人應(yīng)及時提醒并處理，維護好會場秩序。
4.客觀對待會議發(fā)言。會議主持人，對與會者發(fā)言內(nèi)容應(yīng)保持中立，協(xié)調(diào)發(fā)言，不應(yīng)帶個人主觀色彩。議程未結(jié)束前，不能讓與會者自由發(fā)言，避免議程順序亂了。
三、會議結(jié)束語言簡意賅，不要過多重復(fù)與啰嗦
一般情況下，在會議結(jié)束前5-10分鐘，主持人會過渡總結(jié)一下會議主要內(nèi)容。快速梳理會議發(fā)言人重點講話，加深與會者對會議內(nèi)容印象。另外請示最高領(lǐng)導(dǎo)對會議的指示及補充，如果沒有，則可散場。并引導(dǎo)與會者散會后的其他事項，諸如參觀公司內(nèi)景、外出參觀、就餐事宜。
四、會議結(jié)束后續(xù)工作
會議結(jié)束，并非真正的結(jié)束。接下來還有會議記錄、會議紀(jì)要、新聞稿要發(fā)布。以及會議上決策事項的催辦及落實工作。
1.整理會議記要、會議紀(jì)要。有些公司需要詳細(xì)的會議記要、會議紀(jì)要，按年號/編號存檔，那么HR可以詳細(xì)的會議記錄中摘要內(nèi)容，精煉會議紀(jì)要，下發(fā)各與會人員知曉。重要會議紀(jì)要還需要與會者親筆簽收。
2.編寫新聞稿。召開重大會議，除了整理會議記錄和會議紀(jì)要以外，還要編寫新聞稿，配上會議相關(guān)圖片，上傳至公司網(wǎng)站、企業(yè)微信公眾號，以此起到文化宣傳作用。
3.會議上決策事項的催辦及落實工作。如果僅僅是開個會，開完會宣傳下，而沒有人去落實，那么就達(dá)不到開會的效果。會議上布置的工作和任務(wù)，要有專人按照會議上要求的時間節(jié)點去催辦，去落實，到了約定時間后，要有驗收和通報，這樣才能起到會議的真正作用。
那么該如何做，才能讓會議的效用發(fā)揮到最大呢？要遵循以下六大原則：
一、要按對象分
召開會議的次數(shù)，總體來說要少而精，但也不能一刀切。具體召開會議的次數(shù)，要根據(jù)不同的情況、不同的崗位、不同的層級來定。
二、要短而高效
總之，別把時間耗費在那些無謂的開會上，能用一句話說完的，就別用兩句話。所以，公司的會議時間的設(shè)置，盡量往時間短里設(shè)置。如何做到高效呢？最重要的是，要有議題。開會要有一個目的，目的就是要解決什么問題。然后圍繞要解決的問題談建議、談看法、談解決方法，其他的廢話少說。
三、要有決策人在
沒有決策人的會議盡量不要開。因為沒有決策人的會議，很可能是無效的。當(dāng)然，如果需要各部門先總結(jié)出一個方案或者對策來匯報給決策人，也可以先開個碰頭會議，建議簡明扼要，做好記錄，達(dá)到目的就散會。開會不能流于走形式，必須解決問題，問題必須當(dāng)場表決拍板，參會人員都是能管事的人，務(wù)必確保會議能解決具體問題，提高開會效率。
四、不要期望靠會議來解決問題
在很多人的觀念里，出問題，開會！要溝通，開會！要布置任務(wù)，開會！開會永遠(yuǎn)是最后的選擇！優(yōu)秀的管理者要學(xué)會把帶有規(guī)律性的問題找出來，設(shè)計一套規(guī)則與政策來解決反復(fù)發(fā)生的問題。有了規(guī)則與政策，未來就靠這些規(guī)則與政策來解決大多數(shù)問題。
五、一定要有跟蹤
有些會議非開不可，那開了就要有結(jié)果，有結(jié)果就一定要跟蹤。沒有跟蹤的會議，又白開了！
所以，開會的時候，要有會議紀(jì)要，會后，要發(fā)給相關(guān)參會人員，同時，對在會上要求完成的事項，要有責(zé)任人，要有完成時間，到時間后，要有驗收和通報等。
六、要有時間觀念
會議時間的安排，要么在上班前，要么下班后，盡量不要安排在中間。開會前，要預(yù)估好結(jié)束的時間，盡量在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束，以免耽誤大家的工作或休息時間。
其實，一家公司的會議文化，絕大多數(shù)都是由老板決定的。也許老板有自己的看法，但你作為HR，可以參照以上原則，試著去跟老板溝通，看看能否說服老板。
